Wenn in einem Unternehmen über die Generierung und Verteilung von Dokumenten nachgedacht wird, gibt es selten nur einen Interessenten für eine flexible und kostengünstige Lösung. Dokumente werden nicht nur in der Finanzabteilung generiert. Neben Rechnungen, Mahnungen und Begrüßungsschreiben, werden individuelle Dokumente vom Vertrieb, im Call Center oder Kundencentern erstellt. Zusätzlich sollen Kunden die Möglichkeit haben, selbst ein Dokument anzufordern. Dies kann über ein Self Service Portal oder per Telefon geschehen. Für alle generierten Dokumente ist die Einhaltung der Corporate Identity zu wahren. Zusätzlich hat das Marketing Interesse, Kampagnen und individuelle Angebote in den Kundendokumenten zu platzieren. Schließlich sind Kundendokumente ein wichtiger Kommunikationskanal, der die Nutzung von Cross Selling Potentialen erlaubt.

Wurden alle Anforderungen bzgl. Quellsysteme, CI, Design und Cross Selling erfüllt, so bleibt das Thema Zielsystem bzw. Ausgabekanal. Auch hier haben sich die Anforderungen in den letzten Jahren deutlich gewandelt. Es reicht nicht mehr, nur ein gedrucktes Dokument zu generieren und zu versenden. Sowohl aus wirtschaftlicher Sicht, als auch mit Blick auf Kundenbindung und Service ist ein breiteres Angebot an Kommunikationskanälen erforderlich. Werden unterschiedliche Kommunikationskanäle zur Verfügung gestellt, so lässt die nächste Anforderung nicht lange auf sich warten. Unterschiedliche Kommunikationskanäle sollen nicht mehr starr, sondern flexibel auswählbar sein. Ist die Dokumentgenerierung für alle planbaren Dokumente geklärt, so lohnt sich auch ein Blick auf Ad Hoc generierte Dokumente. Diese können sowohl bei Kundengesprächen entstehen, als auch bei einer Abrechnung innerhalb des Abrechnungszeitraumes (Hot Billing). Die Dokumentgenerierung sollte auch für diese Dokumente eine optimale Qualität und die Wahrung des CI sicherstellen.

Werden all diese Anforderungen erfüllt, so erhalten alle Fachabteilung ihr „Rundum Glücklich“ Paket.

Die IT hat die Aufgabe, dieses Paket zu implementieren und stellt ihrerseits technische Anforderungen an die Lösung, die ihr das Leben erleichtern. Hierzu gehören neben standardisierten Schnittstellen und einer modernen Architektur auch die Forderung nach einer zentralen Lösung, die alle Kommunikationskanäle abdeckt, um nicht mehrere Systeme pflegen zu müssen.

Sind alle Anforderungen erfüllt, bleibt noch die die Kostenfrage zu klären. Ein neues System kann nur eingeführt werden, wenn sich hierdurch Kosten einsparen lassen und ein schneller ROI erzielt werden kann. Eine Ist-Analyse der bestehenden Prozessaufwände und Kosten wird den Einsparungen und Projektkosten gegenübergestellt. Nicht außer Acht lassen sollte man dabei auch zukünftige Anforderungen, die eventuell mit dieser Lösung schon vorbereitet werden können. Dies könnte z.B. die Erweiterung um eine qualifizierte Signatur für die Abzugsfähigkeit der Umsatzsteuer bei Rechnungen sein.

Will man nicht nur Ad Hoc die Probleme einer Fachabteilung lösen, sondern eine strategische und zukunftsgerichtete Entscheidung für die Dokumentgenerierung treffen, so sollten all diese Aspekte berücksichtigt werden. Wie die Werbung schon sagt „Ist Ihre Mailbox noch eine technische Sensation“ könnte auch diese Lösung schon bald zum Standard für Ihr Unternehmen werden. Die Lösung gibt es schon.